Ứng xử qua điện thoại là yêu cầu cơ bản và chiếm tầm quan trọng đối với viên chức, người lao động và HSSV MITC. Đặc biệt là bộ phận Tuyển sinh và bộ phận Chăm sóc người học.
Nhiệm vụ chính của chuyên viên Tuyển sinh và chuyên viên chăm sóc người học chính là tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi của người học, phụ huynh học sinh, cũng như đối tác gọi đến Nhà trường. Do đó, Giao tiếp qua điện thoại cũng cần có “nghệ thuật” để chuyên viên Tuyển sinh và chuyên viên chăm sóc người học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Sau đây là 2 Quy tắc ứng xử qua điện thoại có trong Văn hóa MITC cần lưu ý:
– Khi gọi: Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi. Khi có người cầm máy, phải có lời chào, xưng tên, chức danh, bộ phận làm việc về đề nghị được gặp người cần gặp. Trao đổi nội dung ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa đủ. Kết thúc trao đổi, phải có lời cảm ơn, lời chào. Khi gọi nhầm số máy phải biết xin lỗi, không nên vội vàng dập máy.
– Khi nghe: Phải có lời chào hỏi, xưng tên, chức danh bộ phận làm việc của mình. Nếu người gọi đến cần gặp đích danh mình thì trao đổi, trả lời rõ ràng, cụ thể từng nội dung theo yêu cầu của người gọi. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa đủ. Trường hợp người gọi cần gặp người khác hoặc nội dung không thuộc trách nhiệm của mình thì chuyển điện thoại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ đến đúng người, địa chỉ cần gặp. Không cắt ngang giữa chừng, nếu cắt ngang phải nói lời “Xin lỗi” hoặc “Xin phép”. Có lời cảm ơn, lời chào trước khi kết thúc cuộc đàm thoại.
