Bài gốc: Know When to Manage and When to Coach

Tác giả: Holly Green

Bài đăng ngày: 01/5/2012

Có bao giờ độc giả tự hỏi tại sao người đứng đầu của một đội bóng chày được gọi là “quản lý” còn người đứng đầu của một đội bóng rổ được gọi là “huấn luyện viên” không? (Những điều này thường lẩn quẩn trong đầu tôi suốt những chuyến bay dài.)

Câu trả lời không chỉ nằm ở những khác biệt rõ ràng giữa hai môn thể thao mà còn bởi cách huấn luyện cũng như quản lý các đội trong suốt quá trình diễn ra các trận đấu. Cũng bởi vì bóng chày và bóng rổ hoàn toàn khác nhau, nên việc huấn luyện và quản lý là hai hoạt động cực kỳ khác nhau. Một bên là chỉ dẫn, còn một bên là dạy dỗ. Quản lý, là việc ra lệnh, chỉ đạo, nắm quyền điều hành, cho các nhu cầu trước mắt và một mục tiêu cụ thể. Huấn luyện bao gồm việc khai mở, tạo điều kiện, phối hợp, cho những tiến bộ trong lâu dài và nhiều mục tiêu khả dĩ.

Trong một trận bóng chày, người quản lý chủ yếu tập trung vào chiến thuật và điều khiển mạch trận đấu. Người quản lý quyết định xem ai là cầu thủ ném bóng và khi nào thì ném. Người quản lý đặt để các cầu thủ trên sân dựa vào xu hướng của các cầu thủ. Quản lý sẽ thông báo mệnh lệnh qua các huấn luyện viên – những người này sau đó sẽ bảo các cầu thủ khi nào thì cần xoay người, khi nào cần ném bóng, hay khi nào cần chạy chốt.

Với bóng rổ, huấn luyện viên có vai trò y hệt một quản lý đội bóng chày, nhưng huấn luyện viên sẽ tham gia nhiều hơn trong các hoạt động của trận đấu. Huấn luyện viên sẽ đề ra phương án tấn công và phòng bị cho các tuyển thủ, nhưng các tuyển thủ có toàn quyền quyết định áp dụng chiến thuật hay không (dựa vào tình hình và kinh nghiệm của các cầu thủ) nếu thấy phù hợp. Trong giờ nghỉ giải lao, huấn luyện viên phác họa các diễn biến có thể xảy ra và kế hoạch trận đấu lên bảng. Ông sẽ đưa ra những đề xuất, khích lệ hay cổ vũ các cầu thủ. Ông cũng hướng dẫn các cầu thủ cách phản ứng với rất nhiều khả năng có thể xảy ra trên sân bóng dựa trên tình thế của đối phương.

Rõ ràng, vai trò và trách nhiệm của quản lý đội bóng chày và huấn luyện viên đội bóng rổ có những nội dung tương đồng. Tuy vậy, quản lý đội bóng chày tập trung nhiều vào chỉ đạo và truyền lệnh, còn huấn luyện viên đội bóng rổ chủ yếu tập trung vào việc tạo điều kiện và chỉ dẫn.

Thế thì chuyện này có liên quan gì đến việc lãnh đạo trong công việc? Có liên quan nhiều lắm đấy.

Trong hoạt động điều hành, chúng ta phải vừa là huấn luyện viên vừa là quản lý. Để dẫn dắt đơn vị hiệu quả, ta cần biết thời điểm nào thì nên sử dụng vai trò nào.

Việc quản lý chỉ đạo trực tiếp, đặt nhiệm vụ làm trọng tâm chỉ nên được áp dụng trong một số trường hợp nhất định. Thường thì vai trò quản lý như vậy sẽ đem lại hiệu quả tối ưu trong tình huống cực kỳ biến động, khắc nghiệt, khi cấp dưới chưa bao giờ thực hiện nhiệm vụ kiểu như vậy trước đây, hay khi họ có rất ít hay thậm chí không có chút kinh nghiệm, tự tin nào vào khả năng hoàn thành nhiệm vụ này.

Việc huấn luyện sẽ đem lại kết quả tốt nhất khi sử dụng để phát triển tổ chức, đặc biệt khi cấp dưới đã là một nhóm các nhà chuyên môn có năng lực cao, khả năng thực thi tốt và chuyên nghiệp. Khi người lãnh đạo lên kế hoạch mục tiêu chiến lược mà tổ chức cần hướng tới, những thành viên cấp dưới sẽ cần chỉ dẫn và hỗ trợ từ cấp trên. Tuy nhiên, hầu như các cấp dưới này sẽ không mấy khi cần tới sự chỉ đạo của cấp trên.

Hiểu rõ khi nào cần chỉ đạo, ủy quyền hay phát triển là yêu cầu then chốt để đạt được hiệu quả trong quản lý. Việc xác định phong cách nào được áp dụng phụ thuộc vào nhiệm vụ đang được giao chứ không phụ thuộc vào cá nhân đảm nhận nhiệm vụ. Thường thì, tùy thuộc vào tính chất phức tạp và mức độ hoàn thành của nhiệm vụ mà nhà quản lý lựa chọn kết hợp các phong cách lãnh đạo khác nhau.

Chỉ đạo: khi năng lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên chỉ ở mức thấp hoặc trung bình. Lúc này người quản lý cần định nghĩa mức độ hoàn thành của nhiệm vụ này là gì (có những gì, như thế nào, khi nào), và đưa ra các chỉ dẫn cụ thể (mẫu, ví dụ, …) để nhân viên đạt được kết quả mong đợi. Chỉ đạo được thực hiện khi:

Nhân viên đảm nhận vị trí, vai trò mới
Nhân viên mới vào làm
Nhân viên chưa quen với khách hàng/đối tác
Đây là nhiệm vụ hoặc chức năng mới
Cách làm mới

Trao quyền: khi nhân viên có năng lực từ trung bình đến cao. Việc trao quyền cũng cần định nghĩa mức độ hoàn thành mong muốn từ cấp quản lý để đảm bảo đôi bên đều hiểu rõ mục tiêu cần đạt đến là gì. Sau đó, cho phép nhân viên tự vạch ra cách thức tiếp cận vấn đề và báo cáo liên tục tiến trình mà nhân viên thực hiện. Khi cần thiết, quản lý nên đặt câu hỏi, cung cấp chỉ dẫn hoặc đưa ra hỗ trợ phù hợp. Trao quyền được thực hiện khi:

Nhân viên đã có một số kinh nghiệm trong vai trò, vị trí của mình
Nhân viên đã có một số thành tích hoặc kết quả được ghi nhận
Nhân viên có sự nhạy cảm với nhiệm vụ hoặc khách hàng
Nhân viên tự tin vào năng lực bản thân
Cách làm ổn định

Phát triển: khi nhân viên có năng lực cao và toàn tâm toàn ý với nhiệm vụ. Lúc này, quản lý chỉ cần định nghĩa mức độ hoàn thành mong muốn rồi để yên đó cho nhân viên tự mình thực thi. Hãy khen ngợi thật nhiều và ghi nhận xứng đáng cho những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Rồi xác định mục tiêu/thử thách tiếp theo cho họ. Phát triển được thực hiện khi người nhân viên:

Đã có rất nhiều kinh nghiệm
Đã có bằng chứng về năng lực mức độ hoàn thành
Đã có sự thấu cảm với nhiệm vụ hoặc khách hàng
Đang phát triển kỹ năng, năng lực mới
Đang thử những cách tiếp cận mới.

Có lúc ta phải huấn luyện nhân viên, và có lúc ta phải quản lý nhân viên. Nhưng nếu ta dành thời gian càng nhiều cho việc ủy quyền, phát triển thì ta càng đạt được hiệu suất cao hơn.

Thu Nhuần